SOFTWARE DE GESTION PARA HOSTALES – OFIMATICA

Este software para la gestión de hostales está diseñado para llevar a cabo la mecanización total de los aspectos administrativos y comerciales de un hostal. Los módulos del programa están conectados entre sí y generan automáticamente la contabilidad.

Este carácter modular dota al programa de la flexibilidad necesaria para adaptarse a todas las necesidades de un hostal, independientemente de su tamaño. Permite trabajar con reservas o sin ellas, para clientes directos, para empresas o agencias de viajes, acordando con ellas comisiones o tarifas especiales.

La recepción se maneja con facilidad a través del control gráfico del planning de habitaciones, ya que una única pantalla nos muestra la situación de todas las habitaciones y nos permite acceder a cualquiera de ellas (p.ej. para asignar cargos, bloquearlas, limpieza y facturación).

Observa todas las posibilidades de los procesos de facturación (desglose de una factura en particular y empresa, unificación de varias en una misma factura, medias habitaciones, etc.), con cargos manuales y automáticos. También hace registros de incidencias, diarios, estado de las habitaciones y estadísticas de todo tipo (I.N.E. y partes de Policía incluidos).

Los restaurantes, cafeterías y salones mecanizan su actividad de forma sencilla, efectuando las ventas a través de pantallas táctiles (el camarero simplemente pulsa el gráfico de la bebida o comida en la pantalla); puede cobrar, cargar directamente a la habitación, dejar abiertas las mesas, etc.

Los datos generados (p.ej. tickets, facturas) se controlan desde Administración para un tratamiento posterior. Los arqueos de cajas y TPVs se podrán hacer al final de cada jornada, efectuando los correspondientes cierres. La totalidad de los apuntes que se han generado (compras, ventas, cobros, pagos y demás) automáticamente se integra en nuestro Programa de Contabilidad, lo que evita errores y retrasos de administración; puede llevar también el control presupuestario de los gastos, y así cubre y garantiza la gestión total de su hostal.

Naturalmente enlaza con elementos externos (centralita telefónica, llaves magnéticas, sistemas de TV y demás).

Con el fin de hacer un check-in rápido y preciso hemos creado el módulo para el escaneo de DNI, pasaportes y tarjetas de residencia.

Ofrece también la posibilidad de facturación electrónica, con el ahorro en el envío, manipulación y archivo de los documentos que esto supone.

Las facturas de proveedores son recibidas y chequeadas por este programa. Su módulo de Tesorería facilita la planificación de la gestión financiera, permite pagar emitiendo cheques o pagarés con sus cartas de pago, domicilia recibos o permite pagos directos por caja. También está conectado con Banca electrónica. Si su hostal trabaja con alguna plataforma de compras, la posibilidad de integrarse con ella también se la ofrece nuestro programa.

Existe otro módulo que permite elaborar una check-list de actividades, elementos, personas, etc. que deseamos controlar y evaluar para calcular su importancia y evolución.

Encuestas de satisfacción a los clientes, anónimas o personales.

Reservas

•                        Consulta de disponibilidad por tipos de habitaciones y/o características entre fechas.

•                        Creación mínima indicando: nombre, fechas estancia, tipos de habitaciones y personas.

•                        Creación detallada indicando: datos del cliente, tarjeta de crédito, datos envío de la factura, tarifa, observaciones, agencia/empresa a facturar y/o pagadera, comisión, agencias y/o empresas intermediarias, control de prepago, valoración detallada por habitación y día, personas, cargos adicionales por día o para un día en concreto, cambio de precio por temporada.

•                        Generación automática de la factura pro forma a partir de las habitaciones y/o cargos indicados.

•                        Control de las llegadas y salidas previstas entre fechas.

•                        Control de la previsión de ocupación, precio medio y pick up.

•                        Reservas de grupos con visualización de los grupos con reservas vivas.

•                        Entrada desglosada a cada una de las habitaciones de una misma reserva.

•                        Entrada desde el mismo planning de habitaciones.

•                        Búsqueda de reservas por nombre, fechas, agencias/empresas, bono, documento identidad, grupos, etc.

•                        Duplicar reservas para distintas fechas de estancia.

•                        Control de todas las modificaciones y/o anulaciones realizadas por los usuarios.

•                        Control de no presentaciones y/o saldo pendiente de cobro.

•                        Cobros de prepagos realizados desde la misma reserva.

•                        Impresión detallada de la reserva para su confirmación por fax, e-mail, o en PDF, HTML, etc.

Recepción

•                        Se visualiza la situación de cada una de las habitaciones: libre, ocupada, en limpieza, bloqueada por avería, con entrada en el día, con salida en el día, con valoración detallada, habitaciones de grupos, etc.

•                        Predefinición de cambios de precios y/o cargos por día de estancia.

•                        Predefinición de cargos para facturar a la agencia, para facturar a la empresa y/o facturación de extras.

•                        Resumen por tipos de habitaciones: libres, ocupadas, personas, preasignadas.

•                        Incorporación de nuevas habitaciones a entradas ya efectuadas. Habitaciones con distintas fechas de entrada y/o salida con facturación conjunta o desglosada para cada una de las habitaciones.

•                        Definición de salones y habitaciones virtuales para control de desvío a otros hostales

•                        Acceso directo con un clic a todas las operaciones de una habitación.

•                        Histórico de fechas, habitaciones y precios de clientes asiduos.

•                        Impresión del registro de viajeros para cada una de las personas alojadas por habitación.

•                        Indicación de todas las personas alojadas en una habitación con o sin documento de identidad.

•                        Listado de Rooming List.

•                        Control de entregas a cuenta o depósitos realizados durante la estancia.

•                        Realización automática de los cargos de toda la estancia para facturación anticipada.

•                        Cambio de cargos a otras habitaciones para facturación conjunta.

•                        Anulación o modificación de cargos de días anteriores.

•                        Control de fecha, hora, usuario de anulaciones y modificaciones de los cargos

•                        Salidas de habitaciones sin facturación.

•                        Facturación conjunta de una o más habitaciones de varias estancias en distintas fechas.

•                        Listado o extracto resumen de los cargos una o varias habitaciones.

•                        Agrupación de los cargos de la factura por descripción, por fecha y cargo, por cargo para largas estancias o por el tipo de habitación.

•                        Hasta cuatro formas distintas de cobro para una misma factura: efectivo, cheque canjeable, crédito, tarjeta.

•                        Distintos formatos de impresión de la factura y/o exportación a formato PDF, HTML para su envío por fax o correo electrónico.

•                        Facturación de otros conceptos sin necesidad de entradas en habitaciones.

•                        Modificación de las facturas del día.

•                        Detalle de los cobros, pagos realizados, con arqueo y cierre de caja independiente al cierre del hostal y con definición de caja para cada usuario.

•                        Listados de clientes alojados, control de cargos, auditoría de cargos a realizar en el cierre, control de cargos de particulares o extras.

•                        Control de estancias por habitación para objetos perdidos, daños efectuados, revisiones periódicas, etc.

•                        Fichas de policía con consulta del histórico por día de estancia.

•                        Listín telefónico.

•                        Apertura y cierre de líneas telefónicas, estado de las habitaciones comunicado por la camarera, programación despertador y aviso de despertadores no contestados con control de los cargos automáticos de las llamadas efectuadas con el módulo específico.

•                        Generación de las llaves de tarjeta magnética. (Modelos Onity y Dorlet).

•                        Captura automática de los documentos identificativos de los viajeros con un módulo adicional.

Administración

•                        Gestión de tesorería, con control de pendientes de cobro o cobros realizados, emisión de cartas sobre pendientes de cobro.

•                        Modificación de facturas anteriores con abono y cargo en el día en que se modifica.

•                        Realización de cobros por factura o por importe global indicando las facturas a saldar.

•                        Histórico de facturas para consulta o reenvío en distintos formatos.

•                        Desglose de la facturación por día y cargo.

•                        Producción por cargos entre fechas.

•                        Comparativo entre fechas de la producción de cargos.

•                        Tesorería para control y previsión de pagos. Autorización y agrupación de pagos a proveedores en un solo pago. Emisión de pagarés, cheques y/o cartas de pago con distintas formas de contabilización.

•                        Gestión de caja central, con recepción automática de las salidas efectuadas en el cierre de otras cajas.

•                        Control de los apuntes contables para el Software de Contabilidad o en formatos de otras contabilidades.

•                        Estadística de producción y ocupación del mes con precio medio y precio medio por habitación disponible (revpar).

•                        Estadística de ocupación por tarifas y tipo de habitaciones.

•                        Estadística específica del INE y pernoctación de viajeros.

Comercial

•                        Duplicación de tarifas o incremento porcentual con distintas opciones de redondeo.

•                        Control de agencias/empresas sin crédito.

•                        Definición de fechas de temporadas y tarifas en contrato genérico.

•                        Definición de temporadas y contrato por agencia/empresa.

•                        Definición de cupos por agencia, por tipos de habitaciones.

•                        Definición de fechas en venta libre y bloqueo de tarifas.

•                        Envío de los comunicados de cierre de ventas o bloqueo de tarifas.

•                        Definición de paquetes de cargos por tipo de habitación, régimen y personas con agrupación de todos los cargos en un solo concepto.

Almacén

•                        Definición de artículos en venta, tres precios de venta, códigos de barras y foto.

•                        Artículos compuestos y transformación de artículos.

•                        Definición de familias, subfamilias y artículos por departamento.

•                        Tipos de IVA para compra y venta y unidades por caja/bulto.

•                        Definición de departamentos de economato, cocina, venta, gastos.

•                        Fichero de trabajadores con personalización de opciones de acceso y claves con/sin tarjetas magnéticas.

•                        Planning de disponibilidad de trabajadores.

•                        Definición de departamentos para control de consumos internos.

•                        Modificación rápida y fácil de los precios de venta manualmente o con incrementos porcentuales.

•                        Gestión de pedidos y albaranes de compras.

•                        Recepción de facturas con casación de albaranes.

•                        Movimientos manuales de entradas y/o salidas entre departamentos.

•                        Listados de artículos por almacén, movimientos, pedidos, albaranes, diario de compras, informe comercial de proveedores, tomas de inventario, etc.

•                        Inventarios por departamentos a una fecha dada, consumos y valoración de los inventarios.

•                        Regularización de las existencias en almacén.

MENU GENERAL DE LA APLICACION

Ficheros maestros:

Tarifas de clientes, precios por tarifas y temporadas, habitaciones, tipos de habitaciones, cargos (varios idiomas) por familias, puntos de venta, nacionalidades y Comunidades Autónomas, clientes/empresas, agencias de viaje, trabajadores, cuentas contables, artículos.

Administración:

Estadísticas de ocupación: - General, - Nacionalidades, - Pedida por I.N.E., - Tipos de clientes, - tipos de habitaciones, diario de facturas, control de tickets TPV, comprobación/repetición de facturas, facturas proforma, integración contable, estadística de producción: - Producción diaria, - Por departamentos, - Comparativa por departamentos, registro de incidencias.

Almacén:

Recepción de albaranes de proveedores, recepción y pago de facturas a proveedores, terminales punto de venta táctiles, control de mesas restaurante y barras, arqueo de cajas y TPVs, producción por trabajadores, artículos de cada almacén, movimientos entre almacenes.

Recepción:

Gestión de reservas, cuadro de habitaciones gráfico, entrada de habitaciones, gestión de salidas (facturas), gestión manual y automática de cargos, pagos por caja, listados ocupación/estado de habitaciones, control pendiente de facturar y saldos, arqueo y cierres, registro de movimientos.