SOFTWARE DE GESTION COMERCIAL PARA EMPRESAS – OFIMATICA

Programa de Gestión Comercial, con control de:

•                        Gestión de compra hasta contabilización de facturas y vencimientos. Tomas de inventario con terminales de mano (con códigos de barras). Facturación a clientes por obras, secciones o delegaciones. Preventa y autoventa con terminales de mano. Gestión de cobros con seguimiento de documentos vivos. Ubicación para almacenes con indicación de huecos libres.

•                        Comparativas con objetivos y con ejercicio anterior. Gestión de garantías por número de serie. Rappels para clientes y de proveedores.

•                        Artículos medibles y facturables en unidades, cajas, dimensiones, etc. Artículos intangibles (servicios) y compuestos (escandallos). Incorporación de imágenes en artículos, clientes y proveedores.

•                        TPVs con códigos de barras (de terceros o propios). TPVs: Estadística de colas de clientes por horas y cestas medias. Ilimitadas tarifas en función de tipos de artículos y canales de venta.

•                        Multialmacén. Artículos multiprecio y multidescuento. Tallas y colores. Precios para temporadas de rebajas. Venta y descomposición por escandallos. Integración con sucursales.

•                        Gestión completa y flexible de comisiones. Cálculo de necesidades para pedidos o fabricación. Gestión de SAT (recogida de avisos, partes de trabajo, albaranes, etc.). Plantilla de descuentos por artículos/proveedores para compras.

•                        Artículos en promoción (para ventas y compras, en precio, regalos). Control presupuestario de ventas, clientes, proveedores, productos. Gráficas estadísticas (barras, tartas, lineales, etc.).

•                        Parte de ventas en resumen para consulta diaria, mensual y anual. Amplios listados, estadísticas e informes.

•                        Históricos con seguimiento de documentos. Etiquetas y seguimiento de envíos a clientes/proveedores. Etiquetas de artículos con parámetro. Cambio de precios a fecha diferida (ofertas temporales). Facturación de contratos de mantenimiento periódicos. Clientes con indicación sectorial para informes y marketing. Datos configurables en fichas de clientes, artículos y proveedores. Niveles de seguridad y seguimiento en todos los ficheros.

Ficheros

•                        Delegaciones, pudiendo controlar desde la central hasta 99 sucursales, con comunicaciones y actualizaciones de datos. Estadística de ventas y beneficio.

•                        Parámetros, con datos generales de la empresa, para adecuar el programa de gestión comercial a nuestras necesidades: si vamos a utilizar tarifas, escandallos, TPVs, códigos de barra, tallas y colores, multialmacén, divisa base, cuentas contables, formas de comisiones, decimales en cantidades, qué históricos guardaremos, Servicio Técnico, garantías, series de numeración, campos definibles, etc. También contempla presupuestos y comparativas con ejercicios anteriores de Compras, Ventas y Beneficios.

•                        Clientes, con todos sus datos identificativos, financieros (p.ej. riesgo, formas de pago, tipo facturación, tarifa, divisa) y comerciales (p.ej. estadísticas, sector, ruta, forma de envío, rappel, observaciones).

•                        Familias y Subfamilias, para organizar nuestro fichero de artículos hasta en 100 familias y 100.000 subfamilias, llevando estadísticas de ventas y pudiendo contabilizar analíticamente.

•                        Usuarios, para restringir el acceso a todos los programas, en función de la persona o el departamento.

•                        Artículos, con descripción normal y adicional (para ofertas, catálogo electrónico, etc.), tipo de producto para venta (unidades, metros cuadrados, cúbicos, intangible mano de obra-, kilogramos, litros, etc.), referencia proveedor, códigos de barras, ubicaciones en almacén, existencias por cada almacén, depósitos, pendientes de recibir y servir, fechas últimas de compra y venta, plazo de garantía, códigos equivalentes, moneda, cinco precios de venta con cinco descuentos, % comisión base, precio lista proveedor, precio oferta y fechas, precios costo último y medio, plantillas de márgenes, hasta cuatro proveedores por producto con sus referencias y precios-, rappeles y promociones, tallas y colores, observaciones y foto.

•                        Vendedores, con sus datos personales, % de comisión y retención fiscal, observaciones y comparativa de ventas respecto al ejercicio anterior y a los objetivos.

•                        Proveedores, con todos sus datos identificativos, financieros (p.ej. riesgo, formas de pago, divisa) y comerciales (estadísticas, sector, forma de envío, rappel, observaciones y demás).

•                        Escandallos, con la composición de los artículos que componen el producto. Puede ser fabricado por nosotros o compuesto para la ocasión (p.ej. un dormitorio, una cesta de navidad, etc.).

•                        Almacenes (hasta 99 almacenes de producto en nuestra empresa). Lleva el control de existencias, depósitos, ventas, etc. Actualización por internet.

•                        Ubicaciones, para dividir físicamente nuestro almacén en naves, filas, estantes, etc. Cada artículo podrá estar situado hasta en tres ubicaciones. En todo momento conoceremos los huecos libres para meter nueva mercancía, localización, etc.

•                        Bancos, con todos los bancos que vayamos a trabajar, nuestros y de nuestros clientes. El programa incluye más de 60.000 oficinas bancarias.

•                        Formas de pago y de cobro. Todas las posibles (contado, recibos, leasing, pagares, plazos, tarjeta). Permite definir cuentas contables a utilizar, % de gastos (p.ej., tarjetas de crédito), nº de plazos y vencimientos, etc.

•                        Otras cuentas contables, de acreedores, personal, etc. que podamos utilizar en nuestra gestión de cobros y pagos.

•                        Divisas, que utilizaremos con su cambio correspondiente respecto a la moneda base. La divisa se podrá personalizar para cada cliente y proveedor.

•                        Tallas y colores, para definir distintas series de tallas y colores en nuestros artículos (para empresas de confección y calzado).

•                        Secciones, en las que podemos dividir nuestro negocio, con estadísticas.

•                        Tarifas, para establecer diferentes políticas de ventas, según el tipo de clientes y de artículos. Podemos tener hasta 99.000 tarifas. Pueden ser de descuentos, de recargos o de precios netos.

•                        Precios especiales, para fijar condiciones personalizadas de artículos por clientes.

•                        Partes de ventas, para tener al final del día, mes y año un resumen de ventas y beneficio por categorías de artículos y/o canal de ventas.

•                        Trabajadores, con sus datos identificativos y, si tenemos servicio técnico, con su estadística de intervenciones, ingresos y gastos.

•                        Transportistas, que utilizaremos para enviar y recibir mercancía, con sus datos identificativos y una estadística de los envíos efectuados.

•                        Camiones, para empresas de autoventa, con control de inventario por camión.

•                        Rutas, en las que dividimos a nuestros clientes para visitarlos, bien en preventa y/o en autoventa. Además nos va a permitir sacar detalle de las deudas pendientes por ruta, para entregar al vendedor o repartidor.

•                        Obras; para empresas que venden a constructoras sacará una factura para cada obra a la que se hayan servido materiales. También puede usarse para facturar a distintas delegaciones de un cliente.

 Almacén

•                        Traspasos entre almacenes. Podrán hacerse vía soporte magnético o internet.

•                        Entradas/Salidas, para todos los movimientos de almacén no generados en los procesos de compras y ventas. Ejemplo: regalos, pérdidas, regularizaciones de inventario, etc.

•                        Etiquetas de artículos. Se pueden imprimir libremente, en función de inventario o, normalmente, de las entradas. Podemos seleccionar entre varios tipos de etiquetas estándar o diseñarlas a nuestro gusto: nombres, precios, códigos de barra, referencias, tallas, colores y demás.

•                        Envíos, permitiendo la confección de etiquetas de envío con contenido y listado de envíos por transportistas, seleccionando por fechas, clientes, proveedores, etc.

•                        Inventario, ordenado por códigos, descripción, referencias, ubicaciones, sin valorar o valorado a precio costo último, medio, PVP hasta cinco, etc. Lo podemos hacer total, por familias, almacenes, proveedores, resumido, incidencias, etc. Control real de sus existencias.

•                        Toma de inventario, para sacar una lista de artículos para preparar un recuento de inventario manual. Recomendamos el uso de nuestra herramienta para inventarios de forma automatizada e integrada con esta aplicación.

•                        Validación y regularización, para dejar correctas las existencias después de una toma real de inventario (manual o automática).

•                        Puente de fabricación, para las empresas que tengan procesos de fabricación pero no quieran llevar un complicado programa. Con este módulo le indicaremos al programa de gestión comercial las unidades fabricadas, dándolas de alta automáticamente en almacén y dando de baja las materias primas de las que están compuestas (escandallos).

•                        Actualización de precios, manualmente, por familias, por escandallos. Las variaciones pueden ser lineales o porcentuales, con varios criterios de selección.

Compras

•                        Proceso de compras, permitiendo la petición de ofertas, confección de pedidos y recepción de albaranes o facturas directas. Es un proceso muy flexible, que localiza fácilmente los datos, modifica precios, condiciones, descuentos, etc. Las ofertas pueden transformarse en pedidos y éstos en prefijado. El programa nos dará un listado de los albaranes.

•                        Cálculo de necesidades en función de las existencias reales, pendientes de recibir, servir y del stock mínimo prefijado. La aplicación nos dará un listado de las necesidades actuales.

•                        Destino de las compras. Cuando recibimos mercancía del proveedor, este módulo nos indicará quién está pendiente de entrega de los artículos recibidos.

•                        Diario de facturación de proveedores y listados de ofertas, pedidos y albaranes pendientes.

•                        Recepción de facturas, de los albaranes pendientes, chequeando todo de forma automática y generando todo el proceso contable: apuntes, registros de IVA, vencimientos, etc.

Ventas

•                        Proceso de ventas; permite la creación de presupuestos, pedidos, depósitos, albaranes, facturas pro forma, abonos o facturas directas. Es un proceso muy flexible, que localiza fácilmente los datos, modifica precios, condiciones, descuentos, etc. Podemos facturar por unidades, piezas, cajas, metros cúbicos, intangibles, artículos inexistentes, obras, anotar entregas a cuenta, etc. El circuito administrativo puede iniciarse en cualquier documento e irse transformando automáticamente, guardando referencia histórica de su procedencia. Genera todo el proceso contable: apuntes, registros de IVA, vencimientos y demás.

•                        Diario de facturación con selección por rutas, fechas, vendedores, valoración de costos, etc.

•                        Emisión de facturas, de los albaranes pendientes. Antes podemos revisarlos, seleccionarlos, cambiarlos, de forma rápida y sencilla.

•                        Ordenar pedidos, por ubicación para facilitar la labor de la preparación manual de los pedidos.

•                        Listados de los presupuestos, pedidos, depósitos y albaranes pendientes, así como de los consumos por albarán.

•                        Comisiones por vendedor y facturas, con posibilidad de cambiar condiciones en ventas individuales antes de hacer la liquidación.

Terminales Punto de Venta (TPVs):

•                        Para venta en mostrador: comercios, almacenes, supermercados, etc. Permite el manejo de códigos de barra y suministra magnífica información comercial. Se puede configurar el TPV utilizado (p. ej. impresora, display) así como el formato de tickets, vales y recibos.

•                        Apartados, para llevar el control en época de regalos (navidades, fin de curso, etc.) de los artículos vendidos y aún no recogidos. Con anotaciones de las entregas a cuenta.

•                        Tickets, para la venta con emisión de tickets. Permite cambiar precios y hacer descuentos por línea o al final en porcentaje o moneda, y se puede cobrar en dos divisas (pesetas y euros), en efectivo, cheques, tarjetas, vales o crédito.

•                        Listados de tickets (con resumen), apartados, artículos vendidos en el día, y consumo por horas y días, informando del número y calidad de las ventas por tramos horarios y su evolución en el tiempo.

Históricos

El software conserva un histórico de todos los ficheros de ofertas, presupuestos, pedidos, depósitos, albaranes y facturas de clientes y proveedores. También permite localizar documentos (no importa la antigüedad) por fechas, artículos, vendedor, etc. Así, organiza todo el almacenamiento “físico” de papeleo generado, y localiza en segundos cualquier dato. Por ejemplo: cuándo y a qué precio se le vendió la última vez tal artículo a tal cliente, a quién y a qué precios le hemos comprados tales artículos, en qué albaranes se ha dado salida a cierto producto, etc. Es un claro ahorro de tiempo y evita errores.

Tesorería

•                        Ficheros, de los que los más interesantes son los de las líneas de descuento (con las condiciones pactadas con los bancos), formas de pago/cobro y cajas (tantas como queramos en cada delegación), divisas (con sus cambios), cobradores (con sus comisiones de gestión)

•                        Cobros/pagos; registra entradas/salidas de caja, chequea y selecciona pagos y efectúa arqueos y cierres de caja.

•                        Remesas, con emisión de recibos en papel, soporte magnético o vía internet (banca electrónica), confección optimizada y liquidación de la remesa (con control automático de comisiones y gastos), así como su contabilización, informando en todo momento de riesgos y disponibilidad.

•                        Gestión de pagarés, con emisión automatizada de cheques bancarios, pagarés y cartas de pago, así como de su contabilización. Formato de documento personalizado para cada banco.

•                        Vencimientos; además de registrar automáticamente los generados en los procesos de compras y ventas, podemos introducir nuevos o modificar los ya existentes, y se pueden hacer previsiones de cobros y pagos por fechas, y enviar cartas de aviso.

•                        Impagados, para llevar el control, contabilización y envío de cartas de cobro.

•                        Conciliación bancaria y transferencias. Integración con Banca Electrónica.

•                        Simulación de Tesorería, con situación financiera de la empresa (qué tenemos en inventario, disponible, realizable y qué obligaciones de pago tenemos a 30, 60, 90 o más días, con disponibilidad/necesidad financiera) y previsiones.

Servicio Asistencia Técnica

•                        Avisos, para su recogida vía teléfono o personal, con indicación del problema o avería detectada, fecha, datos del cliente y trabajador asignado, permitiendo su impresión y conversión en orden de reparación.

•                        Artículos con números de serie, para llevar un seguimiento individualizado de artículos. Ejemplo, si vendemos televisores, ordenadores, coches, etc., saber qué historia ha tenido cada artículo: fecha de compra, venta, a quién, reparaciones, etc.

•                        Garantías, para su control, vencimientos, etc.

•                        Reparaciones externas; en caso de no poder reparar un artículo en nuestro taller y tener que enviarlo a un servicio externo, con este módulo controlaremos todo el proceso: fecha de envío, a quién, fecha prevista de reparación, presupuesto y aceptación, imputación de costos a la orden de reparación, etc.

•                        Orden de reparación; se puede hacer directa o transformada de un aviso previo. Se abre una hoja, donde se recogen los datos del cliente, fecha y lugar de la reparación, artículo (con/sin nº de serie), si tiene contrato de mantenimiento y descripción de la reparación (para la factura). En la hoja se irán imputando los conceptos a facturar (piezas y mano de obra) y si son facturables al cliente, al fabricante o están en garantía. La orden podremos imprimirla, valorándola o no, y mostrando, o no, el margen real obtenido. Cuando cerremos la orden de reparación quedará pendiente para ser facturada.

•                        Gastos de trabajadores; saca listados y estadísticas.

•                        Facturación de reparaciones, de la órdenes ya cerradas; se pueden seleccionar por clientes, fechas, importes mínimos y manualmente. Genera todo el proceso contable.

•                        Partes de gastos, para imputar cualquier tipo de gasto de nuestros técnicos. Se pueden imputar a contabilidad y/o a las órdenes de reparación si queremos llevar una rentabilidad real de ellas.

•                        Contratos de mantenimiento, para documentarlos y mecanizarlos. Contempla concepto de facturación, clientes, divisa, periodos y meses, fechas de vigor, importe de factura y, opcionalmente, artículos comprendidos en el contrato y “peso” en el importe (para recalcular en caso de variación de algún componente).

•                        Facturación de contratos de mantenimiento; puede seleccionar por clientes, mes a facturar, series y manualmente.

•                        Genera todo el proceso contable.

•                        Maestro de artículo en reparaciones; individualiza por cada nº de serie (o matrícula) cada producto al que le queramos llevar un historial. También es útil para saber el parque de maquinaria (o vehículos) de un cliente.

•                        Parámetros, donde podremos añadir qué otros datos opcionales queremos que nos contemple una orden de reparación. Ejemplo: en un taller de vehículos, nº de matrícula, nº de chasis, kilómetros, etc.