PROGRAMA DE GESTION PARA SEMILLEROS – GSBASE

Software diseñado para la gestión administrativa y el total control de producción de semilleros. Contiene la mayoría de las opciones del Software de Gestión Comercial y conecta con el Programa de Contabilidad. Puede ser utilizado en delegaciones por cliente para documentación, fotografía, histórico de encargos, ventas, facturas, anticipos, saldo actual detallado, medianeros por porcentajes, saldo actual de bandejas en posesión del cliente, fincas asociadas, control de tarjetas personales para clientes, envío de planta, condiciones para ventas y crianza, etc.

Artículos

Precio de venta por unidad, por crianza de planta o por tipo de sobre/envase, códigos de barras, control de casas comerciales y números de lote, control de stock por diferentes formatos de envases y general, precios de compra por diferentes proveedores, cálculo de semillas necesarias para siembras próximas, etc.

Tipos de siembra

Codificación de cada modelo de siembra posible, automatizando en cada uno el tipo de bandeja necesario, el sustrato, las semillas a utilizar por alveolo, los alveolos por bandeja, la existencia de cambio de soporte durante la producción, el precio por alveolo, recorrido o tareas a realizar durante la crianza y demás.

Familias

Control de días de germinación según la ubicación de cada delegación de la empresa y cada semana del año.

Calendarios

Incorpora máximo de bandejas a sembrar automáticamente y manualmente, y máximo de bandejas a extender por día para posterior control al realizar encargos de clientes.

Tipos de bandejas

Control de stock de bandejas por tipos, bandejas en posesión de clientes, necesidad de cada tipo de bandejas para siembras pendientes, precios de venta y coste, etc. Codifica los distintos modelos de envases o bandejas de salida.

Tratamientos

Fichero que codifica los diferentes tratamientos a realizar sobre las plantas. Almacena plagas, productos a utilizar, dosis, cultivos, etc.

Encargos de clientes

Guarda los encargos de los clientes. Por cada uno de ellos se pueden almacenar diversas partidas, medianeros, formas de pago posteriores, etc.

Partidas

Máximo control de las partidas solicitadas por el cliente. Regulación de los días de germinación de la partida, de los días de siembra y cómputo de las fechas en función del día de entrega de planta al cliente. Fechas, tipos de partidas (p.ej. propias, para la venta, para injertos, partidas reservadas), control de semilla entregada por el cliente o semilla propia, tipos de bandejas a utilizar, cálculo de necesidades, de precios de venta y cantidades a sembrar en función del porcentaje de germinación de la semilla según lotes y casas comerciales. También se almacena todo el proceso que deberá seguir la partida. Se pueden añadir procesos a realizar y el precio de incremento por cada uno.

Se puede controlar en todo momento la situación actual de cada partida, con la situación en bandejas, alveolos o plantas, la cantidad solicitada, retirado por el cliente, reservado, sembrado, vendido, descuadres y todo eso. Además la situación exacta dentro de los invernaderos de la mercancía que se tiene actualmente.

En las partidas de tipo injerto se pueden indicar los códigos de las partidas componentes, para, desde el primer momento, llevar un control de las partidas de injertos necesarias, las partidas de componentes para injertos, e ir asociando provisionalmente los componentes de los injertos.

De igual modo se pueden hacer reservas de partidas o restos de partidas que el cliente deshecha a otros clientes, o controlar desde el inicio de la partida la cantidad que se podrá vender después de servir el encargo al cliente.

En el fichero de partidas, además, siempre tendremos la trazabilidad actual de la partida, viendo todos los procesos que le han sido realizados y acceder a cada uno de ellos con solo un clic.

Con los numerosos informes de las partidas (independientemente de los generados por el usuario directamente), podemos ver las partidas a sembrar por fecha y tipo de siembra, las partidas de injertos pendientes de asignación de componentes, partidas con diferencias entre fechas de entrega prevista y real, diferencias de germinaciones, las partidas de componentes asignadas y sin asignar a injertos y demás.

En el fichero de partidas hay también un módulo de costes aplicados sobre partidas. Sirve para controlar el coste real de cada partida muy aproximado. Para el control de costes hay distintos ficheros de costes a aplicar a las partidas, con lo que podríamos atribuir costes a partidas de fechas anteriores, pues el programa calcula la situación del invernadero en una determinada fecha; con esto se puede repartir un coste en las partidas que ocupaban el invernadero en una determinada fecha, y así mismo repartir también dicho coste según la ocupación de invernadero de cada partida.

Partes de carga

Desde aquí se desubican partidas de los invernaderos y se generan los albaranes de venta. En el parte de carga se indican los datos del cliente destinatario de la venta, la tarifa de precios a aplicar, partidas que se servirán y ubicaciones de las mismas y la finca de destino.

Y se pueden incluir también otros productos o semillas aparte de las partidas, que serán incluidas en el mismo albarán de venta. Pueden indicarse descuentos, variaciones de precios, incluso medianeros y nueva situación de las partidas que se están sirviendo. Con esta información el albarán de venta (o varios en caso de medianerías) se realiza automáticamente, y también la factura al cliente si así se le indica.

Albaranes de venta y facturas emitidas a clientes

Son generados en forma directa desde el parte de carga o manualmente sin necesidad de hacer el registro de Parte de Carga. En los casos de ventas de productos no encargados por el cliente se harán directamente y la facturación desde el propio albarán de venta será automática.

Devoluciones de clientes

Pueden registrarse las devoluciones de bandejas que efectúan los clientes para su posterior control de saldo de bandejas de cada cliente.

Presupuestos a clientes

Igualmente se pueden generar presupuestos de venta a los clientes, con indicación de las diferentes variedades presupuestadas, las condiciones y los precios de dicho presupuesto.

Control de cartera de cobro

Sistema muy sencillo de cobro a clientes. En una sola pantalla aparecerá todo lo pendiente de cliente y sus anticipos. Se indicará el cobro que se realiza y la parte que se cancela de las facturas y anticipos con el cobro generado.

Informes de ventas

En este programa, además de todos los informes de ventas a partir de los ficheros de albaranes de venta y partidas donde se muestran datos de dichos ficheros, existen otros informes que muestran resultados gráficos por pantalla: para ver las ventas o partidas mensuales agrupando por artículo, familia de artículo, grupo de artículo, delegación, vendedor, cliente, zonas de clientes entre otras cosas. Al tiempo que hace una comparativa de los tres últimos ejercicios. Este informe puede visualizarse por meses, trimestres, etc.

Situación actual de invernadero

La situación actual de cada invernadero se visualiza con rapidez, y se comprueba gráficamente la ocupación actual de todas sus secciones. Del mismo modo, puede localizar gráficamente dentro del invernadero las bandejas de una partida.

Procesos varios sobre partidas

Algunos de estos procesos son:

·                       Comparativa de partidas: Informe para consultar gráficamente el estado de partidas. Los datos pueden agruparse por distintos niveles utilizando como grupo cliente de partida, casa comercial de la semilla, producto, tipo de siembra, etc. Se puede elegir el tipo de gráfico y hasta las unidades a mostrar: bandejas, plantas, semillas, alveolos, etc.

·                       Asignación de injertos: Proceso para asignar rápidamente las partidas que se tengan para injertos a las partidas principales de injertos y controlar los injertos necesarios según la fecha de entrega de cada uno.

·                       Revisión de partidas: Permite saber con rapidez las partidas que se tienen activas en cada momento para decidir si se pasan a la venta directa al público, se dan de baja, se quedan en reserva hasta una fecha, etc.

Informes tesorería

Aparte de los informes en cada fichero existen otros específicos, como:

·                       Plazo medio de cobro: Muestra gráficamente los días transcurridos desde las fechas de las facturas de un cliente a la fecha de los cobros realizados, y de este modo calcula la media de días que tarda en pagar las facturas cada cliente. Se puede ver también el informe con los días de cobro dependiendo de la sucursal o delegación de la empresa, del vendedor de la factura, de la zona del cliente, etc.

·                       Plazo medio de pago: Es como el anterior, pero deja ver la media de días transcurridos desde la recepción de facturas de proveedores hasta su pago.

·                       Previsión de tesorería: Calcula al momento el estado de tesorería de la empresa a una fecha futura según las partidas que se deben entregar, los pedidos a proveedor pendientes de recibir, los anticipos realizados o recibidos, los albaranes pendientes de facturar, las facturas pendientes de cobrar o pagar, los cobros y pagos en cartera pendientes de vencimiento, etc.

·                       Cuadrante de caja: Permite ver todo el movimiento de cada caja que se tenga mostrando los pagos, cobros y gastos de un día determinado. Diferencia cada uno por tipos de documentos (p.ej. efectivos, pagarés, recibos, letras, transferencias) y permite además ver al detalle los movimientos diarios de la caja de que se trate.

·                       Liquidación de IVA: El IVA soportado y repercutido entre dos fechas determinadas, con separación de tipos de IVA, inmovilizado, gastos, intracomunitario, etc. puede verse en todo momento.

Partes de siembra

Deja constancia de cada siembra realizada. Contempla la semilla utilizada, operario, fecha, hora, número de lote, estado, casa comercial, etc.

En cada siembra apunta las partidas y las bandejas de cada una. Automáticamente, el programa reparte las bandejas sembradas en palets, atendiendo al criterio indicado en la siembra. Se pueden hacer diferentes formatos de etiquetas para las bandejas y palets desde la misma pantalla de siembra.

Tras la siembra, se puede ir controlando el estado de esta por cada uno de los palets. Apunta la entrada en cámara de germinación, la fecha prevista de salida y la salida real de la cámara.

A partir de los partes de siembra también pueden controlarse los consumos de semillas y las sobras de las semillas entregadas por los clientes.

Se pueden generar siembras automáticamente con un proceso especial que tiene en cuenta lo pendiente de siembra por fecha y por variedad, con lo que es posible recalcular las bandejas a sembrar según la cantidad solicitada por los clientes y el porcentaje de germinación en el lote de semillas que vamos a usar.

Existe una pantalla más, para ver con facilidad las entradas, salidas y previsiones de las diferentes cámaras de germinación, permitiendo el uso de códigos de barras.

Partes de tratamiento

Controlan todos los tipos de tratamiento aplicados a cada partida, lo que queda reflejado en la trazabilidad de las partidas. Si se efectúan tratamientos a todo un invernadero o sección de él, el software calcula las partidas que se verán afectadas con cada tratamiento.

Partes de injerto

Para controlar las partidas de tipo Injerto y las partidas de componentes utilizadas, el porcentaje de germinación o la utilización de las partidas de componente. Controla las entradas y salidas de cámaras de prendimiento, la situación del injerto mientras se produce el prendimiento de cada planta, etc.

Partes de extendido

Proceso para tener localizadas siempre las partidas, dentro de los invernaderos, que se han utilizado para cada extendido de planta.

Partes de visitas

Se refieren a partidas que pasan revisión de los clientes que desean información sobre el estado actual de sus encargos. Todas estas visitas del cliente y sus observaciones/comentarios quedan reflejados en la trazabilidad de la partida.

Partes varios

Los partes sobre las partidas para procesos varios permiten alterar toda la situación actual de una partida, cambiando el sustrato, soporte actual, ubicaciones, número de bandejas, cambios de situación dentro del invernadero, controles periódicos sobre el porcentaje de germinación actual, etc. En cada proceso que se active se podrán indicar los parámetros de la partida a modificar.

Pedidos de transporte

A través de estos partes puede llevarse una especie de agenda de los pedidos que solicitan los clientes. Los datos de cliente, delegación o finca donde se entregarán los productos, la fecha y hora aproximada de entrega, los productos que solicita y las partidas que hay que servir se anotan en los pedidos de transporte.

A cada pedido se le puede asignar un número de ruta para después realizar con rapidez las preparaciones de transporte.

Los pedidos de transporte pueden también usarse para movimientos de planta o productos entre distintas delegaciones.

Previsión de transporte

Se crea en la pantalla de Preparación de Transporte. Ofrece información de todos los pedidos que hay que entregar a cada cliente. A partir de aquí y tras revisar la carga, se generan automáticamente los albaranes de venta y las facturas de toda la carga, con un solo clic.

Preparaciones de transporte

Hace la previsión de transporte a clientes o hacia otras delegaciones rápidamente. La aplicación selecciona todos los pedidos de transporte pendientes para una fecha, y desde la pantalla de preparación de transporte solo hay que ir generando las rutas de reparto, según la zona de entrega de la mercancía, la hora prevista de entrega, etc.

Pedidos a proveedor

Al llegar la mercancía de un determinado pedido a proveedor solo hay que revisar las eventuales diferencias de la compra respecto al pedido.

Albaranes de compra y facturas recibidas

Para la entrada de mercancía en almacén, utilizando pedidos a proveedor y compras, si se desea, según los distintos envases de cada producto. De igual modo, los artículos de entrada con códigos de barras propios pueden etiquetarse directamente.

La conformación de facturas recibidas de proveedor puede cotejarse rápidamente con los albaranes de compra.

Facturas recibidas de proveedores pueden crearse también manualmente, aunque no estén registrados con anterioridad los albaranes de compra.

Cartera de pagos

Los pagos realizados a proveedores y los pendientes de realizar se controlan fácilmente. Las órdenes de pago a bancos generan remesas de pagos con los diferentes formatos de transmisión de órdenes de pago o cobro, usando cuadernillos estándar (CSB19, CSB58, CSB34, CSB68, etc.).

Fincas, cultivos y alquileres

Este programa también tiene un módulo que permite llevar la explotación de fincas propias o alquiladas por la empresa. Dicho módulo contempla los gastos e ingresos de una finca o cultivo dentro de la finca, y en cualquier momento permite ver su rendimiento. Controla de igual modo los alquileres que se efectúen y el estado de cada uno de estos alquileres.

Registra, por otra parte, los cultivos diversos, y guarda los datos del cultivo que se realiza, la variedad, la finca donde está, etc.

Ingresos y gastos

Cuando están registrados los distintos cultivos se pueden ir realizando Gastos e Ingresos respecto a ellos, con lo que más tarde podremos obtener su rendimiento o beneficio.

Y no solo lleva el control de gastos e ingresos de las fincas, sino también de todos los tratamientos realizados a cada cultivo, y un control sobre plagas o enfermedades detectadas en estos cultivos.