PROGRAMA DE GESTION DE SAT - Servicios de Asistencia Técnica

Consiste en un módulo independiente dentro del Programa de Gestión Comercial para Pymes, para llevar la gestión de reparaciones y de órdenes de trabajo propias de las empresas que disponen de SAT o Servicio de Asistencia Técnica.

Veamos un ejemplo para explicar el módulo SAT del Software de Gestión Comercial.

Cuando un cliente lleva un aparato para reparar se sigue este procedimiento:

•                     Se abre la ficha “Aparatos” y se crea una nueva con los datos del aparato que recibimos. Se pueden detallar las características, o poner sólo los datos más importantes.

•                     A continuación se puede crear una “Orden de Trabajo” en la que se establece un diagnóstico previo y se asigna un técnico para la reparación.

•                     Esta orden de trabajo se puede imprimir para que el cliente la autorice y la firme.

•                     Tras realizar la reparación, en la ficha de “Orden de Trabajo” está el botón “Generar Ficha Reparación”. En esta ficha se introduce el material que se ha empleado en la reparación y opcionalmente el tiempo empleado por el técnico y si ha habido algún desplazamiento.

•                     Los precios por hora de trabajo y por desplazamiento se habrán indicado anteriormente en la ficha del personal de la empresa o de los técnicos.

•                     De nuevo en la “Ficha de Reparaciones”, tras rellenar los datos, con los mismos se puede generar una factura, albarán, ticket o presupuesto mediante el botón “Generar Documento”.

•                     Una vez aceptado, se crearía el documento automáticamente.

•                     Al cerrar este documento volveríamos a la “Ficha de Reparaciones”, que se habría actualizado indicando una referencia al documento generado, al cual ya podríamos acceder directamente.

•                     Si se cierra esta ficha, se vuelve a la general del aparato, donde se observa que ha habido una orden de trabajo ya terminada, y que se creó también la ficha de reparación.

•                     Otra opción que permite la ficha “Aparatos” es la de gestionar revisiones hechas o por hacer a un aparato. Es muy útil en los casos de revisiones periódicas de algunos aparatos o máquinas.

Veamos un ejemplo de esta aplicación:

•                     Primero se define la ficha de aparato y se indica el periodo de fechas en que estará en vigor la asistencia. Si no se indica fecha final, será por tiempo ilimitado. Se introduce igualmente la periodicidad, es decir, cada cuánto tiempo se deben hacer las revisiones. Es posible diferenciar si el periodo será en días, meses o años. En el caso de días, se pone una “D” y a continuación el número de días, para meses “M” y número de meses y para años “A” y número de años.

•                     En cualquier momento podremos localizar los aparatos pendientes de revisión. Para ello en la pantalla de búsqueda se escribe la fecha o rango de fechas de la próxima revisión, y aparecerán las fichas de los aparatos correspondientes.

•                     Pulsando alguno de estos resultados, llegaríamos a su ficha de aparatos (esta información también se puede obtener por pantalla o impresora).

•                     Realizada la revisión se puede actualizar la fecha de la próxima automáticamente con el botón “Marcar como revisado”, situado en la ficha de aparatos.

•                     Si se han utilizado materiales de reparación, mano de obra o desplazamiento para la revisión y queremos que conste, tanto si se facturan como si no, entraremos con el botón “Revisiones” en la ficha de aparatos. Esta ficha tiene casi las mismas funciones que la de “Reparaciones”; podemos detallar los artículos utilizados en la revisión, la mano de obra y el desplazamiento.

•                     Ya explicamos que podemos facturar o no los conceptos introducidos en la revisión, o sólo los artículos, o el desplazamiento o la mano de obra. Si así lo deseamos, pulsaremos el botón “Generar Documento” y seleccionaremos lo que vamos a facturar y el documento que se creará.