PROGRAMA DE GESTION DE HOTELES

Es un software diseñado especialmente para gestionar toda la administración de un hotel. Es de fácil manejo para el usuario y agiliza la asignación de habitaciones al futuro cliente mediante su planning de reservas gráfico e interactivo.

Permite dividir la actividad del negocio por años y hoteles.

CARACTERISTICAS DEL SOFTWARE

Gestión de empleados (activos o no) y de puestos de trabajo:

Permite llevar un control, tanto de los puestos de trabajo como de los empleados activos y no activos.

Gestión de clientes, empresas, reservadores y grupos:

El software amplia los términos del cliente normal a categorías como empresas, reservadores o grupos, resolviendo así todas las posibles situaciones de interacción con los clientes.

Control de habitación:

Uso y declaración de habitaciones totalmente exhaustivo para que cada una de las habitaciones declaradas se corresponda con su estado real totalmente.

Controles de reservas y recepción:

Estos procesos hoteleros son fundamentales, pues de ellos depende el resto de las operaciones del negocio. Se contemplan y controlan todas las formas de pago a las que un cliente se puede acoger, tarjetas de crédito y tipos de bono

Generación automática de cargos y lector de registros de centralitas digitales:

La aplicación registra tanto automática como manualmente todos los cargos imputables que después pasarán a ser facturados, incluidos los generados por llamadas telefónicas hechas desde la habitación, si disponemos de centralita telefónica digital.

Gestión y control de artículos y tipos de IVA aplicables:

Con esta herramienta, todos los artículos que se sirven tanto en la barra como en el restaurante y de los que se puede llevar un pequeño control de existencias en almacén pueden declararse.

Gestión de restaurante o bar a través de TPV (opcional):

Control y gestión de tickets para zonas de bar o restaurante, con diferenciación entre hacer al cliente una facturación directa o considerarlo como cargo.

Facturación por cliente, habitación, empresa, reservadores, o grupos:

Podemos facturar todos los cargos, o sólo una parte dejando la otra pendiente, o eliminando alguno de los cargos. Del mismo modo, podemos cambiar datos de cada concepto y podemos consultar también facturas anteriores.

Informe de estado de habitaciones:

Nos permite observar el listado de estado de todas las habitaciones registradas, y si están ocupadas o reservadas, y los clientes que las ocupan.

Informe de ocupación y próximas entradas:

Este informe nos facilita la identificación de quién está registrado en cada habitación, el número de personas y el régimen que han elegido. En cuanto al informe de próximas entradas, nos indica cuántas de las reservas realizadas van a proceder a su recepción entre un rango de fechas y horas que el usuario establecerá.

Balance del día:

Saca un pequeño aunque detallado balance de la situación del día.

Planning de ocupación:

El planning del hotel se muestra en una rejilla que permite acceder a los datos de cualquier habitación, modificando o eliminando su estado. Puede también traspasar una reserva de una habitación a otra simplemente arrastrando. Como vemos, su manejo es rápido y sencillo.

•                     Gestión y control de usuarios o grupos de usuarios mediante perfiles.

•                     Generación y restauración de copias de seguridad.

•                     Comprobación, reparación y compactación de las bases de datos.

GESTOR DE VIAJEROS

El Software Gestor de Viajeros, con su interfaz de programación de aplicaciones, lee documentos de identidad, pasaportes españoles y extranjeros, bonos de agencia de viaje y tarjetas de crédito/débito, y envía la información leída a una base de datos central o al propio software del hotel o cadena hotelera. Y también posibilita la generación y envío automáticos de los partes de viajeros a la Policía, Guardia Civil o Mossos d’Esquadra, según los casos.

Descripción del sistema:

El sistema está constituido por dos elementos: la primera aplicación es para la comunicación con el escáner y la transformación de las imágenes en datos tratables, y la segunda es un conector que manda los datos al software del hotel o a la base de datos central. El programa procesa los documentos que se introducen en el escáner, comprobando la compatibilidad de éstos con la aplicación, y después hace una llamada al conector para que traslade la información leída al correspondiente software. La información es remitida en forma de documentos XML, de fácil integración en cualquier sistema de gestión hotelera. Se añaden además otros servicios, como la consulta online de viajeros con deudas en otros hoteles, la fidelización de clientes, el envío de partes a la policía individualmente, por cadena hotelera o por asociación, etc.

La transacción de documentos entre el conector y la base de datos se hace en XML. Veamos un ejemplo del funcionamiento del sistema.

Servicios online:

Ya vimos que hay servicios de valor añadido que se procesan online, mediante un servidor central responsable de la custodia de los datos que mandan los hoteles para el control de las preferencias y fidelización de los huéspedes, y de los viajeros deudores. Los partes a la Policía, en caso de que se realicen a través de la asociación hotelera, también se llevan a cabo por este servidor. Su acceso es seguro, con encriptación SSL para que no puedan intervenirse las comunicaciones. Además, los datos se almacenan encriptados en el servidor, con clave privada, así acceder a los datos de los viajeros es una labor imposible.

PROGRAMA HOTELERO

El planning de disponibilidad proporciona al usuario la situación actual de cada una de las habitaciones: entrada prevista, salida prevista, habitación ocupada, libre o bloqueada, estado de la habitación (limpia o sucia) y permite la realización de los procesos de check-in, check-out, cambios del estado de la habitación y partes de incidencias.

Puntos destacados:

•                     Planning de disponibilidad diario.

•                     Planning de reservas visual e interactivo.

•                     Check-in y Check-out rápido y completo.

•                     Facturación de clientes, empresas, agencias de viajes, tour operadores, etc.

•                     Enlace con centralita telefónica.

Configuración del sistema:

Se definen, primero, los días de aplicación de las diferentes temporadas (p.ej. alta, media, baja). El programa ofrece un calendario anual con colores para asignar a cada temporada, facilitando así su gestión.

A continuación se definen las tarifas según el régimen de pensión elegido (A, AD, MP, PC), los cargos por persona y la selección de cargos diarios o únicos para paquetes de fin semana o cualquier otra oferta.

Se pueden añadir otros servicios englobados por conceptos. Pueden cargarse en la operación de check-in, por ejemplo cama supletoria, parking y demás.

Planning de reservas:

El planning de reservas se gestiona mediante distintos colores que informan sobre el estado de la reserva. Pasaremos el ratón sobre una reserva para obtener información de ella y para realizar las reservas, clicando en las habitaciones y los días solicitados.

Cargos habitaciones:

El sistema apunta a diario los cargos de la estancia. Con el formulario “Cargos de Habitaciones”, de uso manual, recibiremos los gastos del cliente en bar, cafetería, restaurante y por las llamadas telefónicas, de forma automática y en tiempo real.

Entrada de clientes – Check-in:

Asignación de empresa, agencia de viajes y tour operador. Ficha de pasajeros según la orden ministerial INT/1922/2003. Tenemos un listado con los clientes ya registrados, otro de entradas previstas para clientes con reserva, y podemos dar de alta a clientes sin reserva.

Comunicación de informes a la D.G.G.C. en soporte magnético y papel.

Cambios de habitación:

Realiza cambios de habitación arrastrando los cargos a la nueva habitación.

Facturación a clientes –Check-out/Salidas:

Rápida gestión de salida de pasajeros sin demoras en la facturación al cliente. Si se trata de agencias de viajes, podrá realizar sólo la salida. La facturación al cliente directo puede ser inmediata, con los cargos de habitaciones, recogida de llamadas telefónicas, cobro de la factura. La facturación será total o parcial. La segunda se utiliza para facturar cargos a cliente directo, empresa, agencia o tour operador según su contratación. Permite la facturación anticipada a la salida del cliente.

Planning de disponibilidad:

En una sola pantalla se muestra el estado de las habitaciones (ocupada, libre, bloqueada, limpia o sucia, salida prevista, entrada prevista, etc.). Además dispone de las siguientes funciones: enlazar con los procesos de entrada o salida, partes de incidencias (limpieza, reparación, otros). Pasando el ratón sobre la habitación encontrará los clientes alojados o la identidad del cliente.

Bar – Cafetería – Restaurante:

El Programa de Gestión de Restaurantes, Bares y Cafeterías contempla la emisión de tickets y la facturación directa o con cargo a las habitaciones, ya que está integrado con el programa hotelero.

Gestión de tesorería:

Cobros en diversas formas de pago: efectivo, tarjeta, bono, transferencia. Se pueden realizar en el momento de la salida del cliente o más tarde desde la administración. Cobro de anticipos y control de pendiente de pago en la facturación. Apertura, arqueo y cierre de caja.

Enlace con centralita:

El sistema puede ser configurado para que los cargos por llamadas telefónicas registradas por su centralita se incorporen de forma automática, utilizando conexión directa con la centralita si hubiera contratado con el operador de telefonía los servicios de telecómputo, o procesando la información que han generado los programas de tarificación.

Apartamentos privados:

Este módulo asigna apartamentos a propietarios individuales y lleva a cabo la liquidación según la ocupación o por una cuota mensual.

Informes destacados:

•                     Situación de las habitaciones.

•                     Listado de clientes, empresa, agencias, tour operadores.

•                     Próximas entradas.

•                     Salidas previstas.

•                     Clientes alojados.

•                     Facturas.

•                     Pendiente de facturas.

•                     Gestión de cobros.

•                     Ficha policial.

•                     Estadística de ocupación.

•                     Encuesta de ocupación INE.

•                     Informe de explotación.