PROGRAMA DE GESTION DE HOTEL Y CADENAS DE HOTELES

Software dirigido a Hoteles, Cadenas Hoteleras y Apartahoteles para automatizar y facilitar su gestión. Si se tratara de un solo hotel, disponemos de una versión reducida del programa.

Incorpora tratamiento de Back Office (administración), Front Office (reservas, recepción y atención al cliente), y negocios relacionados (restaurantes, cafeterías, y diversos puntos de venta).

Front Office: interconexión de centralitas telefónicas y puntos de venta, previsión de ocupación, de servicios a prestar y de importes a facturar por días, reservas individuales o de grupos, check-in o apertura de expedientes automatizada a partir de las reservas, conformación y emisión de facturas, cargos automáticos, cargos manuales, cobros de créditos, avisos a clientes, etc.

Back Office: es multiempresa y multiejercicio. Tarifas de precios, contratos con agencias con restricciones de cupos y releases, facturas recibidas, control de créditos, reclamación de cobros, tesorería de cobros, tesorería de pagos, gestión de inmovilizado, resultados, gestión de economatos y almacenes internos, módulo de marketing.

Tiene un módulo opcional, gracias a su gran potencia, para central de reservas en tiempo real, con interconexión automática a todos los hoteles del grupo y gestión de inmovilizado, resultados, posibilidad de reservas sobre la marcha según ocupación prevista, etc.

Genera automáticamente los movimientos contables asociados al Programa de Contabilidad, lo que permite cada día consultar beneficios o situación de la empresa. También hay un módulo adicional para gestión de recursos humanos.

Agencias y empresas:

Automatización de correo electrónico, sitios web relacionados, intermediarios de agencias de viaje o empresas con las que se trabaja directamente, datos de identificación, contactos y cargos, delegaciones, condiciones, formas de cobro, contratos de cupos y releases, tarifas especiales de precios, archivo de documentación (catálogo de documentos tramitados: Word, Excel, etc.), histórico de ventas y estancias, búsquedas instantáneas por nombre, población, provincia, teléfonos, CIF, extractos contables, etc.

Clientes y grupos:

Envío automático de correo electrónico, clientes finales alojados en hotel, datos de identificación, agencia, nacionalidades, histórico de venta y estancias, búsquedas instantáneas por nombre, población, provincia, teléfonos, CIF, asociación de web de internet, etc.

Tarifas de precios y contratos:

Desglose por conceptos básicos, contratos con agencias o empresas con precios según periodos de tiempo, cupos, releases, tarifas de precios estándar por fechas, posibilidad de precios especiales en festivos, sábados y domingos, etc.

Servicios facturables:

Conceptos simples y compuestos, definición de los servicios que vende el hotel, desglose de servicios de pensión a la entrada, salida y durante estancia, departamento, desglose de precios de tarifa en conceptos básicos, etc.

Reservas y recepción:

Posibilidad de reservas heterogéneas (distintos servicios por días), consulta de ocupadas, libres y en estado de espera por habitaciones o personas; introducción de reservas a partir de planning de ocupación, previsión de ocupación, pensiones y facturación por días; asignación automática de habitaciones al check-in, cambios de habitación, cargos automáticos, cargos de extras, cargos de puntos de venta, desdoble o suma de expedientes para construir facturas, facturas pro forma, rooming list, facturación, posibilidad de facturar independientemente servicios de alojamiento y de restauración (incluso a razones sociales distintas), facturación global de un conjunto de expedientes, gestión de cobro y anticipos, distintas forma de cobro, balances de producción diaria y comparativos por departamentos, talones de crédito, salidas anticipadas, cobros de créditos atrasados, etc.

Habitaciones y tipos de habitación:

Definición de habitaciones según tipos y localización física en el hotel, clientes que la ocupan, estado de limpieza, mensajes asociados, codificación particular de tipos de habitación.

Cobros:

Diferenciación de tipos de documentos de cobro: letras, efectos, recibos, pagarés, transferencias, efectivo, reposición, etc., control de créditos, reclamación de pendientes, cancelación con un cobro de parte de una factura o un conjunto de ellas, control de devoluciones de cobro, cobros con distintos tipos de documento y vencimiento de una factura, construcción automática de remesas de cobro, gastos financieros, costes financieros de remesas, generación de CSB 19 o 58 para banca electrónica, informes de previsión de cobro, cálculo de plazos medios de cobro en días y coste financiero del aplazamiento de cobro por agencias, grupos o total gráficamente, movimientos de tesorería, cuadrantes de caja, etc.

Economato, almacenes y puntos de venta:

Control de almacenes, trasvases de productos, registro de proveedores, pedidos a proveedor, artículos de inmovilizado y de stock, albaranes de compra, escandallos para restaurantes o cafeterías, gestión de puntos de venta (restaurantes, cafeterías, tiendas, etc.), facturación independiente o cargando a expedientes, muy buena conformación de facturas recibidas, cartera de pagos para pagos programados, inventarios, registros de IVA y retenciones, facturas de inmovilizado o gastos, informes de facturas pendientes de pago, etc.

Pagos:

Impresión de documentos de pago (talones, pagarés, recibos, efectos, etc.), previsión de pagos por fechas y bancos, cartas de pago, archivos CSB para pago por transferencia con banca electrónica, cálculo de plazos medios de pago en días e ingreso financiero que presupone aplazar los pagos gráficamente, generación automática de pagos periódicos, control de pagos fijos previstos para cálculos de previsión de tesorería, etc.

Conexión contable:

Asientos contables creados automáticamente en el Software de Contabilidad para facturas recibidas, pagos (efectos a pagar), facturas emitidas, cobro (efectos a cobrar), devolución de cobro, gastos y movimientos entre cuentas de tesorería.

Estadísticas y resultados:

Resultados gráficos (cerca de 100.000 posibilidades); histórico de situación (posibilidad de consultar quién estuvo en el hotel, en qué fechas y en qué habitación), históricos de producción por habitaciones, conceptos, departamentos, agencias o empresas, clientes, fechas, etc.

Liquidación del IVA:

En todo momento se puede ver el estado de cuentas con Hacienda referente a IVA: compras, ventas, bienes de inversión o inmovilizado y gastos y la cantidad a devolver o a ingresar.

Previsión de tesorería:

Según las fechas de vencimiento, los compromisos de pago firmes y la previsión de cobro real, calcula anticipadamente el estado de tesorería de un futuro: saldo inicial + pedidos de clientes confirmados + albaranes pendientes de facturar + facturas pendientes de cobro + cobros en cartera - anticipos de clientes - pedidos a proveedores - albaranes pendientes de recibir factura - facturas pendientes de pago - pagos en cartera - pagos fijos previstos.

Marketing y futuros clientes:

Programación del trabajo de comerciales y vendedores. Telemarketing. Estudia a posibles clientes con programación de visitas, llamadas telefónicas, envíos de publicidad por e-mail e impresa.

Creación de informes de usuario:

Creación, modificación y reutilización de informes tabulares a partir de cualquier archivo del programa con sus relaciones previas; se pueden visualizar en ventanas, enviar por e-mail, imprimir o exportar a formato ASCII o Excel.

Protocolos de procedimientos:

Procedimientos por sectores de conocimiento de la empresa a los que se accede por palabras clave: preguntas y respuestas. Para centralizar y coordinar el conocimiento de las relaciones laborales y la formación de nuevos empleados en el departamento de Recursos Humanos.

Otras utilidades y módulos:

Módulo opcional para usar la tecnología COM para intercomunicación entre aplicaciones: Word, Excel y Access. Personal de la empresa. Mensajería instantánea entre usuarios de la red. Mensajería programada o macroagenda corporativa. Registro de llamadas recibidas y pendientes de devolver por personal de la empresa. Historial de sucesos: registros modificados o borrados por usuarios. Histórico de e-mails enviados. Configuración de restricciones de acceso a opciones y archivos.