PROGRAMA DE GESTION DE AGENCIAS DE VIAJES MINORISTAS – CADENAS

Software informático diseñado para facilitar la gestión empresarial a las agencias y cadenas de agencias de viajes minoristas, es decir, intermediarias de organización de viajes.

Es un potente programa que permite centralizar la gestión de las empresas con varias delegaciones o franquicias, y controlar el negocio en tiempo real desde la propia oficina central.

FrontOffice o punto de venta: contempla preventa, anulaciones, expedientes, presupuestos, presupuestos de grupos, albaranes de venta, gestión de cobros y anticipos.

Back-office o administración: Billetes y bonos, tesorería de cobros, tesorería de pagos, conformación de facturas recibidas, generación de facturas emitidas de comisiones, módulo de marketing o seguimiento comercial. El software es multiempresa y multiejercicio. Además genera automáticamente los movimientos contables asociados al Programa de Contabilidad, lo que permite cada día consultar beneficios o situación de la empresa.

Clientes:

Envío automático de correo electrónico, envío de ofertas y folletos impresos o e-mail, datos de identificación, contactos, acceso a extractos contables, control de crédito, formas de pago, archivo de documentación (catálogo de documentos tramitados: Word, Excel, etc.), histórico de venta y viajes realizados por destinos, y beneficios, búsquedas instantáneas por nombre, población, provincia, teléfonos, CIF, asociación de web de internet, etc.

Servicios facturables:

Catálogo de productos o servicios facturables.

Otros archivos:

Se agrupan por familias y de forma codificada.

Proveedores de servicios:

Clasificación en mayoristas, transportistas u hoteles, datos de identificación, contactos y cargos, tarifas de precios y condiciones de servicios, extractos contables, archivo de documentación (catálogo de documentos tramitados: Word, Excel, etc.), histórico de compra de servicios, formas de pago, búsquedas instantáneas por nombre, población, provincia, teléfonos, CIF, envío automático de correo electrónico, asociación de web de internet, etc.

Otros archivos:

Personal de la empresa, vendedores, sectores y subsectores de clientes, formas de cobro y pago, zonas, delegaciones, bancos y cajas, etc.

Cobros:

Cancelación con un cobro de parte de un expediente o un conjunto de expedientes, cobros con distintos tipos de documento y vencimiento de un expediente, diferenciación de tipos de documentos de cobro: letras, recibos, efectos, pagarés, transferencias, reposición, efectivo, etc., control de devoluciones de cobro, construcción automática de remesas de cobro, gastos financieros, costes financieros de remesas, generación de CSB 19 o 58 para banca electrónica, informes de previsión de cobro, cálculo de plazos medios de cobro en días y coste financiero del aplazamiento de cobro por cliente, vendedor, zona, delegaciones o total gráficamente, movimientos de tesorería, cuadrantes de caja, etc.

Pagos:

Impresión de documentos de pago (talones, pagarés, recibos, efectos, etc.), previsión de pagos por fechas y bancos, archivos CSB para pago por transferencia con banca electrónica, cartas de pago, cálculo de plazos medios de pago en días e ingreso financiero que presupone aplazar los pagos de forma gráfica, control de pagos fijos previstos para cálculos de previsión de tesorería, generación automática de pagos periódicos, etc.

Facturas recibidas y emitidas:

Partiendo de los expedientes y su registro de servicios (con sus costes), generación del archivo de bonos y billetes, conformación de facturas recibidas (muy fácil), generación de cartera de pagos, generación de facturas emitidas de comisiones, comprobación de liquidaciones de proveedores, estadísticas de ventas y comisiones (por proveedor, destinos, vendedor, conceptos, etc.), resultados gráficos comparativos entre varios ejercicios (más de 100.000 posibilidades), registros de IVA repercutido, etc.

Punto de venta:

Creado para la venta en mostrador, gestionar y calcular precio de los servicios solicitados (presupuestos), especial de presupuestos de grupos, apertura de expedientes provisionales (preventa), gestión de reservas a proveedores de servicios, conversión automática en expedientes o venta en firme, entregas a cuenta, impresión de albaranes o facturas, posibilidad de anulaciones o modificaciones de servicios, gestión de cobro, tarjetas de crédito, emisión de bonos y billetes, reembolsos, cobros a crédito, consulta estado de cuentas de clientes, cuadrante resumen del punto de venta, extractos contables, etc.

Liquidación del IVA:

En todo momento se puede ver el estado de cuentas con Hacienda referente a IVA: compras, ventas, bienes de inversión o inmovilizado y gastos y la cantidad a devolver o a ingresar.

Conexión contable:

Tratamiento especial del Régimen de Agencias de Viaje. Asientos contables creados automáticamente en el Software de Contabilidad para facturas recibidas, pagos (efectos a pagar), facturas emitidas, cobro (efectos a cobrar), devolución de cobro, gastos y movimientos entre cuentas de tesorería.

Previsión de tesorería:

Según las fechas de vencimiento, los compromisos de pago firmes y la previsión de cobro real, calcula anticipadamente el estado de tesorería de un futuro: saldo inicial + pedidos de clientes confirmados + albaranes pendientes de facturar + facturas pendientes de cobro + cobros en cartera - anticipos de clientes - pedidos a proveedores - albaranes pendientes de recibir factura - facturas pendientes de pago - pagos en cartera - pagos fijos previstos.

Marketing y futuros clientes:

Programación del trabajo de comerciales y vendedores. Telemarketing. Estudia a posibles clientes con programación de visitas, llamadas telefónicas, envíos de publicidad por e-mail e impresa.

Creación de informes de usuario:

Creación, modificación y reutilización de informes tabulares a partir de cualquier archivo del programa con sus relaciones previas; se pueden visualizar en ventanas, enviar por e-mail, imprimir o exportar a formato ASCII o Excel.

Protocolos de procedimientos:

Procedimientos divididos en sectores de conocimiento de la empresa al que es posible acceder por palabras clave: preguntas y respuestas. Se centraliza y coordina el conocimiento de la empresa y sirve también para formar a nuevos empleados.

Otras utilidades y módulos:

Módulo opcional para usar la tecnología COM para intercomunicación entre aplicaciones: Word, Excel y Access. Mensajería instantánea entre usuarios de la red. Mensajería programada o macroagenda corporativa. Registro de llamadas recibidas y pendientes de devolver por personal de la empresa. Historial de sucesos: registros modificados o borrados por usuarios. Histórico de e-mails enviados. Configuración de restricciones de acceso a opciones y archivos.