PROGRAMA DE GESTION COMERCIAL GENERICO

Software Genérico para la Gestión Comercial de todo tipo de negocio.

Archivos:

Todos los ficheros necesarios para ser utilizados en la totalidad del programa de gestión se encuentran en este epígrafe.

Artículos, configuración (familias, tipos de cliente, formas de pago, tipos de IVA, empresas, zonas, ejercicios/temporadas), clientes, proveedores, contactos, archivos auxiliares (almacenes, agentes, tarifas, transportistas, provincias, bancos y cajas), el histórico de accesos y la configuración de la restricción de accesos.

Es decir, todos los datos relativos a parámetros de configuración, como empresas, tipos de IVA, formas de pago, etc., y datos de ficheros planos precisos para utilizar el software (artículos, clientes, proveedores, etc.).

Proveedores:

En este apartado están apuntados los proveedores, con sus datos económicos y personales. Permite acceder a los históricos de albaranes, pedidos, facturas y efectos a pagar de cada proveedor.

En la ventana de Proveedores hay tres pestañas para hallar los diversos datos de los proveedores:

•                     General: con los datos fundamentales del proveedor (nombre, código, NIF/CIF, fecha de alta, dirección, localidad; etc.).

•                     Facturación: para apuntar los datos del número de cuenta contable, cuenta corriente, descuento comercial (Dto. Cial.), descuento por pronto pago (Dto. P.P.), forma de pago, etc.

•                     Notas y contactos: para ampliar los datos de la ficha de proveedores con los datos de nombre, cargo y teléfono del contacto. También están aquí determinadas las marcas representadas por el proveedor, y hay un espacio de Notas para añadir a la ficha comentarios.

Gestión de clientes:

Aquí se apuntan los clientes, con sus datos económicos y personales. Permite también entrar en el historial de presupuestos, albaranes, pedidos, facturas, efectos, y al histórico de llamadas y visitas con el cliente. No sólo se puede acceder a estos documentos, sino que también permite editarlos.

En Clientes veremos cuatro pestañas o apartados diferentes:

•                     General: con los datos fundamentales del cliente (nombre, código, NIF/CIF, fecha de alta, dirección, localidad, etc.).

•                     Facturación: con los conceptos de número de cuenta contable, descuento comercial (Dto. Cial.), descuento por pronto pago (Dto. P.P.), etc.

•                     Contactos: aquí introduciremos los datos de nombre del contacto, el cargo que ocupa, el teléfono, notas y posibles comentarios), puntos de envío y acceso a e-mail.

•                     Datos bancarios: contiene los datos bancarios del cliente (nombre del banco, dirección, número de cuenta del cliente).

Contactos:

Para convertir los contactos en clientes, proveedores, agentes, o vendedor de TPV. También aparecen en la agenda del software al pulsar F2.

Es una pantalla única, para anotar observaciones a los que en nuestra empresa llamamos Contactos en primer lugar.

Y dentro de esta ventana del software, se ha añadido una pestaña para convertir en cliente, proveedor, agente comercial o vendedor TPV, al que al principio estaba registrado como contacto.

Artículos:

Para dar de alta los aspectos relativos al artículo o servicio, foto, precios, stocks de seguridad, ubicación, si tiene o no escandallo; también podemos ver datos informativos, como valor de stock medio, rotación, beneficio bruto, CashFlow, etc.

En esta ventana podemos hay cuatro pestañas diferentes: “General”, “Existencias”, “Precios y Ubicación” y “Otros”.

•                     General: para dar de alta los datos principales de los artículos que se manejan en la empresa (código del artículo, nombre, familia del artículo, Ref. de proveedor, proveedor, PVP, etc.).

•                     Existencias: nos indica en qué almacén están guardadas las existencias de los artículos que tenemos dados de alta en el software.

•                     Precios y ubicación: marca las distintas tarifas que podemos adjudicar al mismo artículo y la ubicación.

•                     En esta ventana hay un botón de “Estadísticas” para ver los datos de stock inicial, stock final, stock medio, CashFlow, beneficio bruto; etc.

•                     Otros: para guardar una imagen del artículo (en formato BMP, JPG y otras) que se puede insertar en la carpeta del programa para guardarla en el propio programa. También aparecen los apartados de Pedido mínimo, Existencias mínimas.

Número de serie y garantías:

Para llevar control de números de serie para garantías y caducidades tendremos que activarlo en el asistente de configuración. Aparecerá una columna en los albaranes y las facturas para introducir el número de serie del artículo; más tarde, si queremos controlar garantías y caducidades, podremos hacer consultas sobre vencimientos de números de serie

Va incorporada una utilidad específica que imprime los números de serie. Esta opción se activa en el menú Herramientas, Asistente de configuración, que nos pasa todas las pantallas hasta la número 11.

Este apartado tiene tres opciones:

•                     Consulta de números de serie (poniendo el número de serie del artículo sabemos si este artículo ha sido reflejado en una compra, en una venta, a quién; etc.).

•                     Informe de garantías: este apartado nos permite configurar unos listados de los números de serie y garantías, filtrado por artículos, clientes o proveedores. También hay en esta ventana una pestaña para seleccionar solo los artículos que han sido vendidos.

•                     Impresión de etiquetas.

Configuración:

Para dar de alta ficheros maestros. Los datos que incluye tienen mucha importancia en el uso del software (tipos de cliente, zonas, las distintas formas de pago de nuestros clientes, con los vencimientos y días de pago, etc.).

Los apartados de este capítulo están divididos en varias pestañas:

•                     Tipos de cliente: agrupa los clientes por alguna característica común.

•                     Zonas: para los datos procedentes de ciudades, países; etc.

•                     Familias: agrupa los artículos por alguna característica común, que más tarde permitirá hacer listados por clasificaciones distintas.

•                     F. Pago: da de alta las distintas formas de pago que se van a utilizar después en el programa. En las casillas de Vencimientos de pago apuntaremos los diferentes plazos de los pagos.

•                     Tipos de IVA: consigna por defecto los tres tipos de IVA más habituales y sus recargos de equivalencia. Permite añadir un tipo de IVA más, si fuera preciso.

Restricción de accesos:

En este capítulo se activan las opciones para permitir o no el acceso de los usuarios a los distintos apartados del programa. Permite la configuración de múltiples accesos, ya que es un programa multiusuario y multipuesto, y no todos sus usuarios tendrán potestad para hacer determinadas cosas, como borrar o no una factura, acceder o no a la ficha de clientes, etc.

Primero hay que dar de alta a un supervisor que, con su clave (no debe ser superior a 5 dígitos), pueda acceder a todos los apartados del programa. A continuación se dan de alta los usuarios y se adjudica a cada uno su clave correspondiente (no superior a 5 dígitos).

La pestaña llamada Activar restricción de Accesos, que está en la parte inferior de la ventana, debe ser marcada para que la opción del software esté aplicada correctamente.

Registro Histórico:

Una vez activado el sistema de restricción de accesos, ya podemos acceder al registro histórico. Aquí queda grabado en una tabla todo lo que hacen los usuarios del programa. Esto nos va a permitir averiguar, por ejemplo, qué día y a qué hora borró un recibo qué usuario, o qué día y a qué hora introdujo una factura, etc.

Es una parte del programa que se habilita solo cuando utilizamos la opción de Restricción de Accesos, al tratarse de un registro de los movimientos de los distintos usuarios.

•                     Ejercicios/ Temporadas: para dar de alta las fechas de los ejercicios y temporadas en que dividimos el funcionamiento de la empresa.

•                     Empresas: aquí apuntamos los datos de empresa que queremos que aparezcan en los diversos formatos de impresión.

Archivos Auxiliares:

Las pantallas que hemos explicado recogen los datos necesarios para trabajar con la aplicación, y que vamos a estar utilizando continuamente; por eso tenemos que introducirlos en sus ficheros correspondientes.

Los Archivos Auxiliares son diferentes submenús de estos registros. Veamos:

•                     Almacenes: locales o lugares donde están recogidas las existencias de los artículos que hemos dado de alta dentro del programa.

•                     Tallajes: este apartado se utiliza en caso de que los artículos que utilicemos tengan tallas. Podremos crear nuestros propios registros o utilizar los que el programa propone por defecto.

•                     Unidades de medida: podremos utilizar esta opción dentro de los diferentes apartados del software.

•                     Agentes Comerciales: recoge los datos de los agentes que damos de alta para utilizar correctamente el menú de Comisiones, que se activa en el programa dentro del menú Herramientas - Asistente de Configuración - en la pantalla número 3 de este apartado.

•                     Transportistas: aquí se deben incluir los datos de la empresa de transporte que utilizamos, y luego reflejaremos los datos dentro de albaranes, facturas; etc.

•                     Provincias: registro de las diferentes provincias para la correcta inclusión de los datos.

•                     Punto verde: opción del software que se activa dentro del Asistente de configuración, en el menú Herramientas, y sirve para el control de los envases y embalajes.

•                     Tarifas de descuento: para incluir un descuento, bien por artículo, bien por familia de artículos, para aplicar en las facturas, albaranes; etc. Y es importante destacar que este descuento no es compatible con el Descuento Comercial o Descuento por Pronto Pago.

•                     Bancos y Cajas: anotaciones de los bancos y cajas en los que se hacen los cobros y pagos de los efectos, albaranes, facturas; etc.